Prozessanalyse und Reorganisation

  modellierter Musterprozess ohne Inhalt Urheberrecht: PuL-Team

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Linda Campo

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Gegenstand des PuL-Projektes ist nicht nur die Einführung des neuen Campus-Management-Systems RWTHonline, sondern auch die Reorganisation von Prozessen rund um den studentischen Lebenszyklus, die softwareunabhängig laufen. Ein Beispiel hierfür ist die Weiterentwicklung eines bestehenden Studiengangs.

Die sogenannten Soll-Prozesse wurden mit Vertretern aller Fakultäten, der Studierendenschaft, der Zentralen Hochschulverwaltung und des IT Centers definiert und durch Rektorat, Dekane und Studiendekane bestätigt. Ab Mitte 2012 wurden die Abläufe an verschiedenen Stellen der Hochschule optimiert, um eine bestmögliche Basis für die Einführung von RWTHonline zu schaffen. Dabei wurden so weit wie möglich einheitliche und transparente Abläufe angestrebt.

Im Rahmen des PuL-Projekts wurden diese Prozesse in Form von Anleitungen dokumentiert. Die Anleitungen beschreiben sowohl die Aufgaben, die zum Beispiel bei der Weiterentwicklung eines bestehenden Studiengangs anfallen, als auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Akteurinnen und Akteuren. Sie sind im Prozessportal Studium und Lehre für alle RWTH-Beschäftigten und -Studierenden einsehbar.

Im Zuge des Aufbaus eines Qualitätsmanagementsystems in Studium und Lehre wurde das Prozessportal Studium und Lehre zusammen mit Abteilung 6.2 weiterentwickelt. Die von den Qualitätszielen der RWTH abgeleiteten qualitätsrelevanten Prozesse wurden aufgenommen und mit den bereits bestehenden PuL-Prozessen zusammengeführt. Neben dem Prozessportal Studium und Lehre befinden sich Organigramme der Fakultäten mit dem Fokus auf Studium und Lehre im Wiki.

Das Prozessportal Studium und Lehre ist aus dem RWTH-Netz erreichbar und informiert Mitglieder der Hochschule zum Beispiel zu den Themen:

  • Entwicklung eines Studiengangs
  • Weiterentwicklung eines Studiengangs
  • Einstellung eines Studiengangs
  • Sammelmail an alle Studierenden verschicken

Warum war eine Reorganisation notwendig?

Der durch die Bologna-Reform ausgelöste sprunghafte Anstieg an Prüfungen und Prüfungsordnungen und die doppelten Abiturjahrgänge hatten die Komplexität und die Masse an Prozessen im Bereich Studium und Lehre drastisch erhöht. Zusätzlich erschwert wurde die Situation an der RWTH durch unzureichende Transparenz in den bisherigen Abläufen und heterogene IT-Systeme. Um auf die veränderten Rahmenbedingungen angemessen zu reagieren, startete 2011 das PuL-Projekt. Die Projektziele bestanden darin, die Prozesse im Bereich Studium und Lehre zu optimieren und transparenter zu gestalten. Das geschah zunächst im Zuge einer allgemeinen Reorganisation der Prozesse. Auf der Basis der optimierten Prozesse wurde das neue Campus-Management-System RWTHonline in mehreren Schritten eingeführt, das diese Prozesse unterstützt.